Evadere nei termini le richieste d'accesso e i diritti degli interessati
Se una persona chiede quali dati avete su di lei, la legge federale sulla protezione dei dati (LPD) prevede un termine di 30 giorni, il regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) un mese. Aiara riceve le richieste d'accesso e le altre richieste tramite un modulo in quattro lingue, calcola il termine e ricorda al vostro team di rispondere prima della scadenza.
Richieste degli interessati in Pro, da CHF 240 all'anno per dominio, con statistiche sul consenso e rapporti PDF.
- 30 giorni di termine dal ricevimento
- 4 lingue nel modulo
- 3 canali per le richieste
- 4 stati per richiesta
Che cos'è una richiesta d'accesso?
Con una richiesta d'accesso una persona chiede di sapere se e quali dati personali un'azienda tratta su di lei. Il diritto d'accesso è sancito dall'art. 25 della legge federale sulla protezione dei dati, la risposta è di regola dovuta entro 30 giorni, secondo il RGPD entro un mese. Aiara raccoglie queste richieste in un unico posto e sorveglia il termine.
La base legale
Il diritto d'accesso è sancito dall'art. 25 LPD. Secondo l'art. 18 dell'ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa), le informazioni vanno fornite entro 30 giorni. Se non è possibile, comunicate alla persona entro quando le riceverà. Le informazioni sono di regola gratuite. Per le persone nell'UE vale l'art. 15 RGPD, la risposta è dovuta entro un mese secondo l'art. 12 RGPD.
Il percorso di una richiesta in Aiara
- 1
Arriva la richiesta
Tramite il modulo sul vostro sito, registrata a mano, per esempio dopo una lettera o una telefonata, oppure tramite l'interfaccia di programmazione. Ogni richiesta riceve una data di ricevimento.
- 2
Il team viene informato
Il vostro team riceve un'e-mail. Aiara calcola il termine di 30 giorni dal ricevimento e mostra la scadenza nella richiesta.
- 3
Evadere
Verificate l'identità della persona, raccogliete i dati e impostate lo stato su «in elaborazione». La risposta alla persona la inviate voi.
- 4
Concludere
Una volta evasa la richiesta, impostatela su «evasa» o «respinta». Fino ad allora Aiara invia un promemoria 7 giorni e 1 giorno prima della scadenza, poi ogni giorno.
Svolgimento e termini di una richiesta
Il termine decorre dal ricevimento. Ecco come Aiara accompagna una richiesta fino alla conclusione.
Giorno 0
Ricevimento
La richiesta entra nell'elenco, il vostro team riceve un'e-mail. Inizia il termine di 30 giorni.
Giorno 23
Promemoria
Sette giorni prima della scadenza Aiara lo ricorda al vostro team per e-mail.
Giorno 29
Promemoria il giorno prima
Un giorno prima della scadenza segue l'e-mail successiva.
Giorno 30
Scadenza
A questo punto la risposta dovrebbe essere arrivata alla persona. Se eccezionalmente non è possibile, comunicatele entro quando riceverà le informazioni.
dal giorno 31
Ogni giorno
Se la richiesta è ancora aperta, Aiara invia un promemoria ogni giorno.
Che cosa offre la gestione delle richieste
Modulo in quattro lingue
Tedesco, francese, italiano e inglese. Collegatelo dalla vostra informativa sulla privacy o da qualsiasi altra pagina.
Termine calcolato automaticamente
30 giorni dal ricevimento. Aiara mostra la scadenza in ogni richiesta, così nulla resta in sospeso.
Promemoria prima della scadenza
E-mail al vostro team 7 giorni e 1 giorno prima della scadenza, poi ogni giorno finché la richiesta è aperta.
Tutti i canali in un unico posto
Le richieste dal modulo, le lettere, e-mail o telefonate registrate a mano e le richieste tramite l'interfaccia finiscono nello stesso elenco.
Uno stato chiaro
Aperta, in elaborazione, evasa o respinta. Il vostro team vede a colpo d'occhio che cosa c'è da fare.
Collegato all'informativa sulla privacy
Un interruttore inserisce il link al modulo direttamente nell'informativa sulla privacy che create con Aiara.
Le richieste coperte dal modulo
Nel modulo la persona sceglie l'oggetto della sua richiesta.
- Accesso
- Se e quali dati personali trattate sulla persona, a quale scopo e da dove provengono.
- Rettifica
- Correggere dati personali inesatti.
- Cancellazione
- Cancellare dati personali che non potete più trattare o che non vi servono più.
- Consegna dei dati
- Ricevere i propri dati in un formato elettronico usuale o farli trasmettere.
- Opposizione
- Opporsi a un determinato trattamento, per esempio a scopo pubblicitario.
Domande frequenti
Che cos'è una richiesta d'accesso secondo la LPD?
Una richiesta con cui una persona viene a sapere se e quali dati personali trattate su di lei. Secondo l'art. 25 LPD, le informazioni comprendono tra l'altro i dati stessi, lo scopo del trattamento, la durata di conservazione, la provenienza dei dati e, se del caso, i destinatari.
Quanto tempo ho per rispondere a una richiesta d'accesso?
In Svizzera 30 giorni dal ricevimento (art. 18 OPDa). Se il termine non può essere rispettato, informate la persona e indicate il termine entro cui seguiranno le informazioni. Secondo il RGPD vale un mese. Aiara calcola il termine di 30 giorni e lo ricorda al vostro team prima della scadenza.
Quali diritti degli interessati esistono oltre all'accesso?
La LPD prevede tra l'altro il diritto di far rettificare dati inesatti, di farli cancellare, di ricevere o far trasmettere i propri dati e di opporsi a un trattamento. Il RGPD prevede diritti analoghi. Nel modulo di Aiara la persona sceglie quale diritto fa valere.
Come arrivano le richieste in Aiara?
Tramite il modulo pubblico in quattro lingue che collegate sul vostro sito. Lettere, e-mail o telefonate le registrate a mano, e tramite un'interfaccia di programmazione si possono trasmettere richieste dai vostri sistemi.
La persona che fa la richiesta riceve una conferma automatica?
No. Aiara informa il vostro team per e-mail di ogni nuova richiesta. La conferma di ricevimento e la risposta alla persona le inviate voi: così la comunicazione resta nelle vostre mani.
Che cosa succede quando la scadenza si avvicina?
Aiara invia al vostro team un promemoria per e-mail 7 giorni e 1 giorno prima della scadenza. Se poi la richiesta è ancora aperta, ne segue uno ogni giorno.
Come collego il modulo nella mia informativa sulla privacy?
Se create l'informativa sulla privacy con Aiara, basta un interruttore e il link al modulo compare nel testo. Per altre pagine copiate il link al modulo dal dashboard.
Quanto costa la gestione delle richieste degli interessati?
Fa parte di Pro, insieme alle statistiche sul consenso, ai rapporti PDF e all'informativa sulla privacy secondo il RGPD. Pro costa CHF 240 all'anno per dominio, IVA esclusa.
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