Auskunftsbegehren und Betroffenenrechte fristgerecht bearbeiten
Verlangt jemand Auskunft über seine Daten, läuft nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) eine Frist von 30 Tagen, nach der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein Monat. Aiara nimmt Auskunftsbegehren und weitere Anfragen über ein Formular in vier Sprachen entgegen, berechnet die Frist und erinnert Ihr Team, bevor sie abläuft.
Betroffenenanfragen in Pro, ab CHF 240 pro Jahr und Domain, mit Consent-Statistiken und PDF-Berichten.
- 30 Tage Frist ab Eingang
- 4 Sprachen im Formular
- 3 Wege für Anfragen
- 4 Status je Anfrage
Was ist ein Auskunftsbegehren?
Mit einem Auskunftsbegehren verlangt eine Person zu erfahren, ob und welche Personendaten ein Unternehmen über sie bearbeitet. Das Auskunftsrecht steht in Art. 25 des Schweizer Datenschutzgesetzes, die Antwort ist in der Regel innert 30 Tagen fällig, nach der europäischen DSGVO innert eines Monats. Aiara sammelt solche Anfragen an einer Stelle und überwacht die Frist.
Die Rechtsgrundlage
Das Auskunftsrecht steht in Art. 25 DSG. Nach Art. 18 der Verordnung über den Datenschutz (DSV) ist die Auskunft innert 30 Tagen zu erteilen. Geht das nicht, teilen Sie der Person mit, bis wann sie die Auskunft erhält. Die Auskunft ist in der Regel kostenlos. Für Personen in der EU gilt Art. 15 DSGVO, die Antwort ist nach Art. 12 DSGVO innert eines Monats fällig.
So läuft eine Anfrage durch Aiara
- 1
Anfrage geht ein
Über das Formular auf Ihrer Website, von Hand erfasst, etwa nach einem Brief oder Anruf, oder über die Schnittstelle. Jede Anfrage erhält ein Eingangsdatum.
- 2
Team wird informiert
Ihr Team erhält eine E-Mail. Aiara berechnet die Frist von 30 Tagen ab Eingang und zeigt das Fristende bei der Anfrage an.
- 3
Bearbeiten
Prüfen Sie die Identität der Person, stellen Sie die Daten zusammen und setzen Sie den Status auf «in Bearbeitung». Die Antwort an die Person senden Sie selbst.
- 4
Abschliessen
Ist die Anfrage beantwortet, setzen Sie sie auf «erledigt» oder «abgelehnt». Bis dahin erinnert Aiara 7 Tage und 1 Tag vor Fristende, danach täglich.
Ablauf und Fristen einer Anfrage
Die Frist beginnt mit dem Eingang. So begleitet Aiara eine Anfrage bis zum Abschluss.
Tag 0
Eingang
Die Anfrage landet in der Liste, Ihr Team erhält eine E-Mail. Die Frist von 30 Tagen beginnt.
Tag 23
Erinnerung
Sieben Tage vor Fristende erinnert Aiara Ihr Team per E-Mail.
Tag 29
Erinnerung am Vortag
Einen Tag vor Fristende folgt die nächste E-Mail.
Tag 30
Fristende
Bis hierhin sollte die Antwort bei der Person sein. Klappt das ausnahmsweise nicht, teilen Sie ihr mit, bis wann sie die Auskunft erhält.
ab Tag 31
Täglich
Ist die Anfrage noch offen, erinnert Aiara jeden Tag.
Was die Verwaltung der Anfragen mitbringt
Formular in vier Sprachen
Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Verlinken Sie es aus Ihrer Datenschutzerklärung oder von jeder anderen Seite.
Frist automatisch berechnet
30 Tage ab Eingang. Aiara zeigt das Fristende bei jeder Anfrage, damit nichts liegen bleibt.
Erinnerungen vor Ablauf
E-Mails an Ihr Team 7 Tage und 1 Tag vor Fristende, danach täglich, solange die Anfrage offen ist.
Alle Wege an einer Stelle
Anfragen aus dem Formular, von Hand erfasste Briefe, E-Mails oder Anrufe und Anfragen über die Schnittstelle landen in derselben Liste.
Klarer Status
Offen, in Bearbeitung, erledigt oder abgelehnt. So sieht Ihr Team auf einen Blick, was ansteht.
Verknüpft mit der Datenschutzerklärung
Ein Schalter setzt den Link zum Formular direkt in die Datenschutzerklärung, die Sie mit Aiara erstellen.
Welche Anfragen das Formular abdeckt
Die anfragende Person wählt im Formular aus, worum es geht.
- Auskunft
- Ob und welche Personendaten Sie über die Person bearbeiten, wozu und woher sie stammen.
- Berichtigung
- Unrichtige Personendaten korrigieren.
- Löschung
- Personendaten löschen, die Sie nicht mehr bearbeiten dürfen oder nicht mehr brauchen.
- Datenherausgabe
- Die eigenen Daten in einem gängigen elektronischen Format erhalten oder übertragen lassen.
- Widerspruch
- Einer bestimmten Bearbeitung widersprechen, etwa für Werbung.
Häufige Fragen
Was ist ein Auskunftsbegehren nach DSG?
Ein Begehren, mit dem eine Person erfährt, ob und welche Personendaten Sie über sie bearbeiten. Nach Art. 25 DSG gehören zur Auskunft unter anderem die Daten selbst, der Bearbeitungszweck, die Aufbewahrungsdauer, die Herkunft der Daten und gegebenenfalls die Empfänger.
Wie lange habe ich Zeit, ein Auskunftsbegehren zu beantworten?
In der Schweiz 30 Tage ab Eingang (Art. 18 DSV). Lässt sich die Frist nicht einhalten, informieren Sie die Person und nennen die Frist, in der die Auskunft folgt. Nach der DSGVO gilt ein Monat. Aiara berechnet die Frist von 30 Tagen und erinnert Ihr Team vor Ablauf.
Welche Betroffenenrechte gibt es neben der Auskunft?
Das DSG kennt unter anderem das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Herausgabe oder Übertragung der eigenen Daten und auf Widerspruch gegen eine Bearbeitung. Die DSGVO sieht vergleichbare Rechte vor. Im Formular von Aiara wählt die Person aus, welches Recht sie geltend macht.
Wie gelangen Anfragen zu Aiara?
Über das öffentliche Formular in vier Sprachen, das Sie auf Ihrer Website verlinken. Briefe, E-Mails oder Anrufe erfassen Sie von Hand, und über eine Schnittstelle lassen sich Anfragen aus eigenen Systemen übermitteln.
Erhält die anfragende Person eine automatische Bestätigung?
Nein. Aiara informiert Ihr Team per E-Mail über jede neue Anfrage. Eingangsbestätigung und Antwort an die Person senden Sie selbst, so bleibt die Kommunikation in Ihrer Hand.
Was passiert, wenn die Frist näher rückt?
Aiara schickt Ihrem Team 7 Tage und 1 Tag vor Fristende eine Erinnerung per E-Mail. Ist die Anfrage danach noch offen, folgt jeden Tag eine weitere.
Wie verlinke ich das Formular in meiner Datenschutzerklärung?
Erstellen Sie die Datenschutzerklärung mit Aiara, genügt ein Schalter, und der Link zum Formular erscheint im Text. Für andere Seiten kopieren Sie den Link zum Formular aus dem Dashboard.
Was kostet die Verwaltung der Betroffenenanfragen?
Sie gehört zu Pro, zusammen mit Consent-Statistiken, PDF-Berichten und der Datenschutzerklärung nach DSGVO. Pro kostet CHF 240 pro Jahr und Domain, ohne Mehrwertsteuer.
Keine Frist mehr verpassen
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