Traiter les demandes d'accès et les droits des personnes concernées dans les délais
Lorsqu'une personne demande à savoir quelles données vous détenez sur elle, la loi fédérale sur la protection des données (LPD) prévoit un délai de 30 jours, le règlement général sur la protection des données (RGPD) un mois. Aiara reçoit les demandes d'accès et les autres demandes via un formulaire en quatre langues, calcule le délai et rappelle à votre équipe de répondre avant l'échéance.
Demandes des personnes concernées en Pro, dès CHF 240 par an et par domaine, avec statistiques de consentement et rapports PDF.
- 30 jours de délai dès réception
- 4 langues dans le formulaire
- 3 canaux pour les demandes
- 4 statuts par demande
Qu'est-ce qu'une demande d'accès ?
Par une demande d'accès, une personne demande à savoir si une entreprise traite des données personnelles la concernant, et lesquelles. Le droit d'accès figure à l'art. 25 de la loi fédérale sur la protection des données, la réponse est due en principe dans les 30 jours, selon le RGPD dans un délai d'un mois. Aiara centralise ces demandes et surveille le délai.
La base légale
Le droit d'accès figure à l'art. 25 LPD. Selon l'art. 18 de l'ordonnance sur la protection des données (OPDo), les renseignements sont fournis dans les 30 jours. Si ce n'est pas possible, vous indiquez à la personne dans quel délai elle les recevra. Les renseignements sont en règle générale gratuits. Pour les personnes dans l'UE, l'art. 15 RGPD s'applique, la réponse est due dans un délai d'un mois selon l'art. 12 RGPD.
Le parcours d'une demande dans Aiara
- 1
La demande arrive
Par le formulaire sur votre site, saisie à la main, par exemple après une lettre ou un appel, ou par l'interface de programmation. Chaque demande reçoit une date de réception.
- 2
L'équipe est informée
Votre équipe reçoit un e-mail. Aiara calcule le délai de 30 jours dès réception et affiche l'échéance dans la demande.
- 3
Traiter
Vérifiez l'identité de la personne, rassemblez les données et passez le statut à « en cours ». La réponse à la personne, c'est vous qui l'envoyez.
- 4
Clore
Une fois la demande traitée, passez-la à « terminée » ou « refusée ». D'ici là, Aiara envoie un rappel 7 jours et 1 jour avant l'échéance, puis chaque jour.
Déroulement et délais d'une demande
Le délai commence à la réception. Voici comment Aiara accompagne une demande jusqu'à sa clôture.
Jour 0
Réception
La demande arrive dans la liste, votre équipe reçoit un e-mail. Le délai de 30 jours commence.
Jour 23
Rappel
Sept jours avant l'échéance, Aiara le rappelle à votre équipe par e-mail.
Jour 29
Rappel la veille
Un jour avant l'échéance suit l'e-mail suivant.
Jour 30
Échéance
La réponse devrait être parvenue à la personne. Si ce n'est exceptionnellement pas possible, indiquez-lui dans quel délai elle recevra les renseignements.
dès le jour 31
Chaque jour
Si la demande est encore ouverte, Aiara envoie un rappel chaque jour.
Ce que la gestion des demandes apporte
Formulaire en quatre langues
Allemand, français, italien et anglais. Liez-le depuis votre politique de confidentialité ou depuis n'importe quelle autre page.
Délai calculé automatiquement
30 jours dès réception. Aiara affiche l'échéance dans chaque demande pour que rien ne traîne.
Rappels avant l'échéance
E-mails à votre équipe 7 jours et 1 jour avant l'échéance, puis chaque jour tant que la demande est ouverte.
Tous les canaux au même endroit
Les demandes du formulaire, les lettres, e-mails ou appels saisis à la main et les demandes reçues par l'interface arrivent dans la même liste.
Un statut clair
Ouverte, en cours, terminée ou refusée. Votre équipe voit d'un coup d'œil ce qui l'attend.
Lié à la politique de confidentialité
Un interrupteur place le lien vers le formulaire directement dans la politique de confidentialité que vous créez avec Aiara.
Les demandes couvertes par le formulaire
La personne choisit dans le formulaire l'objet de sa demande.
- Accès
- Si et quelles données personnelles vous traitez sur la personne, à quelle fin et d'où elles proviennent.
- Rectification
- Corriger des données personnelles inexactes.
- Effacement
- Effacer des données personnelles que vous n'avez plus le droit de traiter ou dont vous n'avez plus besoin.
- Remise des données
- Recevoir ses propres données dans un format électronique courant ou les faire transmettre.
- Opposition
- S'opposer à un traitement déterminé, par exemple à des fins publicitaires.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une demande d'accès selon la LPD ?
Une demande par laquelle une personne apprend si et quelles données personnelles vous traitez à son sujet. Selon l'art. 25 LPD, les renseignements comprennent notamment les données elles-mêmes, la finalité du traitement, la durée de conservation, la provenance des données et, le cas échéant, les destinataires.
De combien de temps est-ce que je dispose pour répondre à une demande d'accès ?
En Suisse, 30 jours dès réception (art. 18 OPDo). Si le délai ne peut pas être respecté, informez la personne et indiquez-lui le délai dans lequel les renseignements suivront. Selon le RGPD, le délai est d'un mois. Aiara calcule le délai de 30 jours et le rappelle à votre équipe avant l'échéance.
Quels droits des personnes concernées existent en plus de l'accès ?
La LPD prévoit notamment le droit de faire rectifier des données inexactes, de les faire effacer, de recevoir ou faire transmettre ses propres données et de s'opposer à un traitement. Le RGPD prévoit des droits comparables. Dans le formulaire d'Aiara, la personne choisit le droit qu'elle fait valoir.
Comment les demandes arrivent-elles dans Aiara ?
Par le formulaire public en quatre langues que vous liez sur votre site. Vous saisissez à la main les lettres, e-mails ou appels, et une interface de programmation permet de transmettre des demandes depuis vos propres systèmes.
La personne qui fait la demande reçoit-elle une confirmation automatique ?
Non. Aiara informe votre équipe par e-mail de chaque nouvelle demande. L'accusé de réception et la réponse, c'est vous qui les envoyez à la personne : la communication reste entre vos mains.
Que se passe-t-il quand l'échéance approche ?
Aiara envoie à votre équipe un rappel par e-mail 7 jours et 1 jour avant l'échéance. Si la demande est encore ouverte ensuite, un nouveau rappel suit chaque jour.
Comment lier le formulaire dans ma politique de confidentialité ?
Si vous créez la politique de confidentialité avec Aiara, un interrupteur suffit et le lien vers le formulaire apparaît dans le texte. Pour d'autres pages, copiez le lien du formulaire dans le tableau de bord.
Combien coûte la gestion des demandes des personnes concernées ?
Elle fait partie de Pro, avec les statistiques de consentement, les rapports PDF et la politique de confidentialité selon le RGPD. Pro coûte CHF 240 par an et par domaine, hors TVA.
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